走访慰问主持词

各位领导、部队首长、同志们：

2xx-xx年是我们全区上下认真贯彻落实党的十六届四中、五中全会精神，全区经济社会发展取得明显成效的一年，也是我区双拥工作发挥优良传统、争创更大成绩的一年。新年开启新征程，创新成就新伟业，在20xx-xxx大会开始之前，我首先介绍一下出席参加拥军走访慰问大会的市领导、部队首长。

他们是———(名单根据出席情况会前提供)。

参加拥军走访慰问的还有区四套班子全体领导等。

现在，无锡市滨湖区2xx-x年春节拥军走访慰问大会正式开始。

第一个议程，请区委朱渭平书记讲话;

第二个议程：请无锡军分区邵继忠司令员讲话;

第三个议程：请无锡市人民政府讲话;

刚才，市领导和军分区领导的讲话，对我区双拥工作所取得的成绩给予了充分的肯定和极大的鼓励。同时，也对进一步做好新形势下双拥工作提出了更高的要求。在新的一年里，我们要以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻党的十六届四中、五中全会精神，开拓创新、团结拼搏，努力推动我区双拥工作再上新台阶。[ ]

下面，请各拥军慰问团出发，请区城-管局唐国良同志指挥车辆出发。

2.

一、 欢迎领导入场

(学生掌声、鼓号队、花环、彩旗)

主持人：尊敬的韩书记、尊敬的各位领导、各位来宾：

今天是六一国际儿童节，是少年儿童的节日。在这个欢乐的日子里，镇党委、政府领导在百忙之中来到大安小学看望小朋友们，我们大安小学全体师生感到十分的高兴。我提议，让我们再次以热烈的掌声对各位领导的到来表示热烈的欢迎和衷心的感谢。

二、 向领导佩戴红领巾

下面，请少先队员为领导佩戴红领巾。

三、 韩书记致词

下面，让我们以热烈的掌声欢迎韩书记讲话。

四、 镇教委曹主任讲话

下面，让我们以热烈的掌声欢迎曹主任讲话。

五、 少先队员献词

接下来，请少先队员代表致六一献词。

六、 文艺表演

学校按照上级党委政府和教育局的要求，深入实施素质教育，学生各方面能力得到全面的发展。为了表达对各位领导和各位来宾的感谢之情，我们的小队员们自编了一些节目。下面，请欣赏文艺表演。

七、 领导离席

非常感谢各位领导冒着酷暑来学校慰问，下面用掌声欢送领导离席。

(全体起立、掌声、鼓号队、花环、彩旗)

扩展阅读篇

主持词由主持人于节目进行过程中串联节目的串联词。

如今的各种演出活动和集会中，主持人往往成了主角，而主持人在台上所表演的主持词，则是集会的灵魂之所在。因此，主持词写作的成功与否，已经成为集会成功的关键因素之一。所以，每当举办演出活动或者集会时，主办者总是请人为演出或集会撰写主持词，由此可见主持词写作的重要性。如果把演出中各个单独的节目，比喻成散落的珍珠;那么，通过主持人的'表演，用主持词将它们巧妙的串联在一起，则形成一条优美的项链，有珠联璧合之妙用，让各个节目都在同一的主题下发出夺目的光彩，使整个聚会活动获得成功。

内容

主持词一般由开场白、中间部分与结束语组成。

开场白 演出或其他开场时引入本题的道白，比喻文章、介绍或讲话等开始的部分。

结束语 末了带有总结性的一段话。

主持人

主持人

主持人在各种活动中既是组织者、主持者，又是指挥者，是统领、引导、推进活动进程的人。随着社交活动的增多，主持人的范围也逐渐外延，成为当前十分走俏的热门行当。一些单位或部门，在举行各种会议、联欢会或竞赛活动时，大都采用节目主持人的形式。然而，好的主持词则是发挥主持人主持水平的关键。

种类

主持词种类

主持词种类主持词大体上可分为会议主持词、文艺演出晚会主持词、赛事活动主持词、节庆活动主持词、婚庆礼仪主持词等。

会议主持词

一、代表性会议主持词

二、工作性会议主持词

三、专题性会议主持词

四、联席性会议主持词

五、纪念性会议主持词

六、学术性会议主持词

七、总结表彰会主持词

八、其他会议主持词

晚会主持词

一、春节文艺晚会主持词

二、三八妇女节晚会主持词

三、五四青年节晚会主持词

四、六一晚会主持词

五、七一晚会主持词

六、八一晚会主持词

七、教师节晚会主持词

八、国庆晚会主持词

九、重阳节晚会主持词

十、迎新晚会主持词

十一、元旦晚会主持词

十二、慈善募捐活动主持词

十三、迎新生晚会主持词

十四、校园晚会主持词

十五、联欢晚会主持词

十六、联谊晚会主持词

十七、文艺汇演主持词

十八、文艺演出主持词

节庆主持词

一、庆典活动主持词

二、节日纪念活动主持词

三、艺术节主持词

赛事主持词

一、文艺比赛活动主持词

二、体育比赛活动主诗词

三、知识竞赛主持词

四、演讲比赛主持词

五、其他比赛活动主持词

礼仪主持词

一、婚庆主持词

二、开业主持词

三、乔迁新居主诗词

四、寿辰(生日)活动主持词

五、升学宴活动主诗词

六、同学聚会主诗词

七、迎送答谢活动主持词

八、追悼会主持词

主持词写作

主持词写作

主持词的写作没有固定格式，它的最大特点就是富有个性。不同内容的活动，不同内容的节目，主持词所采用的形式和风格也不相同。

一、主持词的写作，首先要突出活动主旨并贯穿始终如今，文化呈多元趋势，各种主体性活动很多。了解了活动主题以后，通过主持词的写作将主题贯穿于所有的节目之中，从而使活动主题步步深化，丝丝入扣，不断将活动推向高潮。

二、写好开场白，要把握好吸引观众、创设情境、导入主题三个环节开始如何吸引观众的视线，如何把握观众的心理，怎样导入主题，主持词开场白的写作非常重要。必须掌握三个环节：

一是先声夺人，通过对所有来宾的问候，将观众的注意力全部吸引过来。比如：尊敬的各位领导，亲爱的观众朋友们：大家好!”这样的问候，可以让所有的观众都对号入座，调动起观众的参与热情并迅速投入到节目的欣赏中去。二是对现场和当时情景加以描述，让观众感到熟悉、感到亲切自然，乐于接受。比如：《 2006年7月9日中国济南国际儿童广场晚会主持词》的开场白中这样写道：甲：寂静的园林已笼罩着一片暮色的苍茫，远方的山峦又勾画出一个个令人喜爱的卡通形象;乙：飞泻的霓虹早已闪烁着七彩的灯流，泉城的夏夜呀四处弥漫着花草的芬芳;甲：风儿歇息了，鸟儿也歇息了，只有潺潺的流水拨动着爱的琴弦在轻轻歌唱。由于当时设定的演出场地是在泉城公园中，主持词通过对特定的周边环境的描述，并表现出一种优美和深幽的意蕴，让观众身临其境，容易引起的感情上的共鸣。其三，观众被吸引之后，应迅速导入主题，进入节目欣赏。开场白写得再好，也不能好无休止的朗诵下去，因为这里不是诗歌朗诵会;所以，将观众的情绪调动起来以后，应迅速切入主题，让观众进入第一个节目的欣赏，让活动演出拉开帷幕。主持词的开场白，从篇幅上可长可短;但应该把握好以上三个环节，达到吸引观众、创设情境、导入主题的目的。

三、要增加主持词的文化内涵，达到寓教于乐的目的主持词的写作，在不增加篇幅的情况下，应尽量增加文化内涵，寓教于乐，不断提高观众的文化知识和素养。采用和历史文化有关的表述方法去写作。

四、注意对象，增强艺术表现力比如为少年儿童写作的主持词，在语言的表述中应尽量采用具有少年儿童特征的语言。具有少儿特点的语言不但容易拉近观众的距离，很容易被少儿所接受;否则，过分成人化的语言，则失去了少儿童天真的特性。在集会或联欢会开始的时候，成年人往往这样开场：“尊敬的各位领导、各位来宾、女士们、先生们：大家好!”假如孩子们在主持集会或联欢会时，原样照搬，就贻笑大方了，可以改成：“亲爱的爷爷、奶奶、叔叔、阿姨、老师们、同学们：大家好!”当我们成年人介绍某位领导时，往往这样介绍：“今天参加联欢会的有市委书记×××同志”;如果换成孩子们介绍，可以改成：“让我们用掌声，欢迎市委书记×××叔叔参加我们的联欢活动”等等。

五、借鉴诗词和散文诗的写作手法，提高主持词的艺术感染力中国格律诗词经过几千年的发展，已经成为一种独特的文化景观。格律诗词讲究修辞，用字精炼，语句结构规范，意境含蓄深远，叙事、抒情柔和一体，典故、哲理浑然天成，它是如此深刻的和我们民族的心理纠结在一起，以至在中国人心目中，它成为了一种神话，一种不可企及的文化典范，一种超越时空的精神家园。在主持词的写作中，不可能严格按照旧体诗词的句式和字数(甚至词性对仗)和平仄声调(包括韵脚)去写作，而是写出诗风词韵就很可以了。俗话说：“诗乃心语，情乃诗魂”。写诗重在一个“情”字，情者有感情、激情、热情之别。首先要有感情，才会触景生情，这就是激情;但又必须热心于写，这就需要热情。因此，主持词的写作，也必须带着创作的激情和热情去写作，才能写出煽情、感人的主持词。散文诗的特点是，它兼有散文与诗歌两种体裁的属性，本质上还是一种诗歌的形式。它借用于散文的外观和部分写作手段与诗歌的语言、灵魂结合为一体，为表达主题而服务。无论是诗词和散文诗的这些特点，都成为了主持词写作中经常借鉴的写作手法。比如，在主持词写作中，运用诗词写作中的对仗、押韵技巧，可以让主持人读起来琅琅上口，听起来具有音乐的节奏美;在大段的抒情性的描述中，则可以借鉴散文诗的写作特点，可以分行，也可以不分行，可以段落形式出现。比如：甲：我们从西河遗址走来，身上凝聚着开拓未来的力量乙：我们从平陵古城走来，绽开一个个彩色的梦想甲：我们传承着李清照、李开先的遗风呵合：勤奋学习天天向上，做一个新时代的中华小儿郎甲：请听童声独唱：中华小儿郎。

自从1985年，在中央电视台的春节晚会上第一次出现主持人的身影以来，主持词这门新兴的艺术形式已经发展了二十多年时间。主持词已经成为各种演出活动和集会中不可或缺的重要组成部分。可以说，主持词是我国艺术门类中很特殊的艺术形式，它往往依附于各种演出和聚会而出现，很少像诗歌、散文那样成为独立的艺术主体。但好的主持词仍具有很高的艺术价值，值得人们回味、欣赏。

大型涉外会议怎么组织

一、会议概述

会议的涵义与作用

组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。

什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。

另外，众多人聚合在一起，也有主持人或主办人，但不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动，也被称作什么“会”。前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等；后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会，等等。这些“会”，只是聚会，“会而不议”，和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。

通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

(1)会议可按不同的标准划分为不同的类别。

按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；如按会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等：按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议;按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。

(2)会议的作用。

无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。

会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。会议与会者一般有三种人：

一种是会议的主持人或召集人，一种是参加会议的正式成员，还有一种是受邀请参加或列席的人员。这三种人员都应起到自己应起的作用。

另外还有一种人员，既非主持人或正式与会者，又非受邀请者或列席者，但他们都参加会议。自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用，那就是秘书。

会议的要素

一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。下面分别介绍之。

与会者

与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。

具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。

必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。

重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。

合法性。这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。

有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性。而只顾壮场面、求热闹，或是利用会议向上攀、拉关系．造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时轰轰烈烈．而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅是很大的浪费。甚而冲淡或干扰了会议的主题。这种做法是应该反对的。

主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位***主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。

另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。

议题

议题．是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。

议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。再经领导审定的。

有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。

名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。

俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。

会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和

蓝严惑。

大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。

时间

会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

会议召开时间。某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。

会议时间限度。每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

地点

会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

二、会前准备

在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。

会议计划和成本预算

开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。

(1)会议计划。

会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。

其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 ’

再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。

机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。

(2)会议成本预算。

有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。

会议成本包括两部分：

①“显性成本”。

即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。

②“隐性成本”。

即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=X+2J×N×T

其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。

所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。

文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件

会议文件有两大类：

一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。

另一类就是会议本身所产生的文件。如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决

定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。

这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。

(1)开幕词。

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

①对来宾和与会人员表示欢迎。

②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

③预祝会议成功。

(2)工作报告。

工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。

(3)发言稿。

这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。

(4)其他会议文书。

除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。

(5)会议文件的准备程序。

一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下：

会议准备

对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)会场布置

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。

工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。

(2)主席台席位。

重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。

第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)会场设施。

会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器

的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

(4 ）其他准备。

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。

会议议程、程序的拟定

(1 )议程。

会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。

(2)程序。

会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。 程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

(3)日程表与作息时间表。

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

①日程表。

即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。

②作息时间表。

即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议成功的必要保证。

会议通知的发送

会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请

信。

会议通知上应写明下列内容：

①会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)。

②会议名称和主要议题。

③参加对象。

④须作什么准备。

⑤报到日期、地点、接站办法等。

⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。

邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。

回执中需有下列内容：

①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。

②是否参加会议。

③预订住房标准。

④提交论文题目或资料名称。

⑤回程车船机票登记等。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。

一、会议概述

会议的涵义与作用

组织会议，简称“办会”，是秘书工作的重要内容之一。

什么是会议?简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。两个人谈话或讨论叫交谈或会谈，三个人以上，没有主持人又没有中心议题的谈话叫闲聊。

另外，众多人聚合在一起，也有主持人或主办人，但不是为了讨论或解决问题，而是为了显示某种精神或力量，或是为了同一个目标而进行的有组织的活动，也被称作什么“会”。前者如庆祝会、欢迎会、声讨会等；后者如运动会、展销会、追悼会或者宴会、舞会，等等。这些“会”，只是聚会，“会而不议”，和我们这里讨论的“会议”在性质上和作用上是有区别的。

通常，召开会议需要一定的时间，在一定的地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

(1)会议可按不同的标准划分为不同的类别。

按内容、性质，分为代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等；如按会议的形式，可分为小组会、座谈会、报告会等：按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待会等；按照人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议;按照会议召开的规律或日期，可分为定期例会、临时性会议；此外，还有按会议的范围、地区、时间分类的。

(2)会议的作用。

无论什么会议，总要围绕中心议题进行讨论，总希望弄清什么问题，或解决什么问题，或得出什么结果。总之，要达到预期的目标，这是就会议的整体作用而言的。比如，通过交流，取得了新的信息；经过讨论，集思广益，取长补短，形成了正确的意见；通过表决，多数或一致作出了决定或决议；通过听取别人的报告或发言，受到启发或教育，等等。

会议的作用还应该从每一个与会者所起的作用来认识。会议与会者一般有三种人：

一种是会议的主持人或召集人，一种是参加会议的正式成员，还有一种是受邀请参加或列席的人员。这三种人员都应起到自己应起的作用。

另外还有一种人员，既非主持人或正式与会者，又非受邀请者或列席者，但他们都参加会议。自始至终为会议服务，对支持和保证会议取得预期效果起着不可替代的重要作用，那就是秘书。

会议的要素

一般来说，会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。下面分别介绍之。

与会者

与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。人们被召集来开会，是要花费一定时间和精力的，而时间和精力在某种程度上就是效益，就是财富，只能创造，不能浪费。因此，从原则上讲，参加会议的人应做到：该参加的一个不少，不该参加的一个不多。

具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。

必要性。这是指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。有权了解会情、提出意见、表示态度、作出决定的人；或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。

重要性。这里指的是与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果的人员。这些人员通常是临时邀请的。

合法性。这是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和法定的资格。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表；党的代表大会首先必须是党员，其次必须是各级党组织全体党员选举产生的代表；公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。

有些会议组织者不注重与会者的必要性、重要性和合法性。而只顾壮场面、求热闹，或是利用会议向上攀、拉关系．造成开幕式、闭幕式、拍照、宴请、发纪念品、参观游览时轰轰烈烈．而正式会议时反而稀稀拉拉、冷冷清清。结果不仅是很大的浪费。甚而冲淡或干扰了会议的主题。这种做法是应该反对的。

主持人

主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况：一种是当然主持人，是由其职务和地位，也就是由组织的章程或法规决定的。如：单位的工作例会由单位***主持，党组织的会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时，也可委托副职或其他相应的负责人主持。

另一种是临时的主持人，比如，各种代表会议，或几个单位、几个地区的联席会议，则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议，则需产生相应人数的主席团，由主席团成员集体或轮流主持会议。除了小型会议之外，大中型会议的主持人主持会议时通常需要秘书长或秘书协助。

议题

议题．是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易取得共识或最后表决通过。因此每次会议的议题应该尽可能集中、单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。

议题的产生通常有两种情况：一种是领导根据需要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后提出。再经领导审定的。

有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法性。

名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。

俗话说，名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模，等等。

会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力和

蓝严惑。

大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全称，不能随意省略，以免不通，产生误会。

时间

会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

会议召开时间。某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素，首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

会议需要时间，可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。

会议时间限度。每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

地点

会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址，还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

二、会前准备

在领导确定了会议诸要素以后，顶尖秘书就应着手做准备工作了。会前准备很重要，不允许有丝毫的疏漏差错。会前准备充分是会议成功的保证。

会议计划和成本预算

开会需要动用人力、物力、财力，又往往占用一些工作、生产时间。为了使开会与日常工作、生产互相结合、促进，而不是互相冲突、抵耗，会议必须要有计划。开会也是一种投入与产出，尽管投人往往是有形的，产出往往是无形的，但总是以最少的投人争取最大的产出。因此，会议应该计算成本，作出预算，包括在会议计划之中。

(1)会议计划。

会议计划首先应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等，即会议六要素的具体化。

其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 ’

再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。

会议计划由秘书制订、提出。经领导审核批准后-再由秘书或秘书处组织人员。分头按计划执行。

机关、单位内部的小型会议也应有计划，使组织成员做到心中有数，早作安排。部门的会议至少应提前一星期报至办公室，由办公室统筹安排，订出一周会议安排表，使各部门工作不致相互冲突，领导也可有选择、有计划地参加部门会议，有利于全局工作的顺利开展。

(2)会议成本预算。

有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。

会议成本包括两部分：

①“显性成本”。

即会议明显的耗费，如会场租借费、文件材料费、与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。

②“隐性成本”。

即与会者因参加会议而损失的劳动价值，一般不大为人们所注意的成本。这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的8倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：会议成本=X+2J×N×T

其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T代表时间(小时)。

所以，召开一个百人左右、跨地区的、会期3至5天的中型会议，其会议成本总数将达到几万元甚至几十万元。有些国家、有些大企业每次开会总把会议成本预算表贴在会议室的门口，让每个与会者一进门就知道这次会议要花费多少代价，从而共同努力提高会议的效率。因此，一些目标、效果不十分明显的会议应当少开或不开。顶尖秘书虽无决定权，但应有清醒的头脑、正确的态度。可以提出自己的意见。

文件准备较重要的会议顶尖秘书都需要事先准备文件

会议文件有两大类：

一类是供会上学习参考的文件资料。如上级的有关政策、方针、法规、计划。以及专业、技术性资料等。这类文件有些在会议结束后不能让与会人员带走，秘书应做好回收工作。

另一类就是会议本身所产生的文件。如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决

定、会议纪要、闭幕词、会议总结等。其中，开幕词、工作报告、领导讲话稿是必须在会前准备妥当的，其他文件则在会议过程中或会议结束时形成。

这类文件可以让与会人员带走，作为进一步学习或传达、贯彻之用。

(1)开幕词。

开幕词是会议开始时会议主席所作的发言稿，一般带有预告及礼仪性质，比较简短。内容大体包括三方面：

①对来宾和与会人员表示欢迎。

②对会议的内容、任务、目的作简要介绍。

③预祝会议成功。

(2)工作报告。

工作报告是会议的主要文件，其中的主要内容往往是会议讨论的中心议题。工作报告必须有实质性的内容，既可以是对前阶段工作成果、经验、缺点的回顾与总结，也可以是对后阶段工作提出计划、预算、部署或展望。工作报告既要全面，又要重点突出。篇幅一般较长，几千字到几万字不等，视内容而定。

(3)发言稿。

这里指的是除工作报告之外的其他与会者的发言稿。发言稿也要有具体的内容，但不像工作报告那样面面俱到，而应是背景介绍，或是财政开支，或是人事管理，或是专业背景，或是会议关心的其他问题。等等。有些会议对发言时间有限定，发言稿一般不宜太长。发言稿有些是由发言人亲自撰写，也有些是由秘书代为起草，冉修订定稿。

(4)其他会议文书。

除此三文件之外，顶尖秘书还必须准备好会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。

(5)会议文件的准备程序。

一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。顶尖秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。顶尖。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。其程序如下：

会议准备

对会场的要求总体上是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)会场布置

会场除了整洁、安静、明亮、通风、安全等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。小型会议可安排在一般会议室，会议室有方形、长方形、圆形、椭圆形等。会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上正中可以放置一两盆鲜花，四边供与传教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主席的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。多边会议采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。大中型会议则安排在会议厅，扇形会议厅比长方形的效果要好。会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌面。台上方或后方悬挂会标。会标一般用红底白字，企业也可用红底金字。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席。便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备话筒，便于与会者原桌发言和多向交流。会场大小应与人数相适应，与其过大，不如偏小。会场过大则显得松散，容易产生迟到、早退现象，不利于产生好的会议效果；偏小反而显得紧凑，容易使人思想集中。情绪饱满。

工作会议或同一系统会议，与会者的席位依职务高低为序，职务越高者离主席席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐，不指定席位。重要的大中型会议，则应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由秘书或服务人员引领入席。

(2)主席台席位。

重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。

第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)会场设施。

会场一应设施都必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器

的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

(4 ）其他准备。

会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。

会议议程、程序的拟定

(1 )议程。

会议通常有一个或几个相关的议题。若有多个议题，顶尖秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，编排议程，印成文字，就是议程表，会前发给与会人员。

(2)程序。

会议内容除了议题之外，还有一些礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。把第一次会议的这些项目和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。 程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。

(3)日程表与作息时间表。

会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。

①日程表。

即将会议的全部内容(包括参观和文娱活动)分解安排在会期几天的各单元(如分上午、下午、晚上)或时数(几点至几点)内，以简短的文字表达，制成表格。

②作息时间表。

即将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。安排作息时间应考虑到劳逸结合、冬夏时令特征等因素。

会议议程、程序、日程表、作息时间表的拟定，体现出会议准备的充分和计划的严密，可以使与会人员和服务人员做到心中有数，使会议有条不紊地进行，这是会议成功的必要保证。

会议通知的发送

会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请

信。

会议通知上应写明下列内容：

①会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会址)。

②会议名称和主要议题。

③参加对象。

④须作什么准备。

⑤报到日期、地点、接站办法等。

⑥召集单位署名、通知发出日期，加盖公章。

邀请性会议为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附加回执。

回执中需有下列内容：

①受邀请者娃名、性别、年龄、工作单位及地址、职务或职称。

②是否参加会议。

③预订住房标准。

④提交论文题目或资料名称。

⑤回程车船机票登记等。

会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。

附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。